Онлайн-встречи, видеоконференции и дистанционные партнёрские переговоры стали неотъемлемой частью современного бизнеса. Передовые средства связи позволяют внедрять технику встреч онлайн в систему образования и обучения, медицину и диагностику заболеваний, сферу путешествий и туризма. Результаты встреч и успех их проведения зависит от грамотной организации, а также от использования соответствующей техники и правильно подобранных материалов. Запланировать встречу и провести её продуктивно поможет планировщик встреч онлайн (специальный программный сервис, который охватывает все важные задачи таких мероприятий).
Примером такого инструмента является ФАСТИ, который существенно облегчает процесс планирования и проведения онлайн-встреч. Полезное приложение можно использовать на любом устройстве (установка не требуется). Сервис создаёт общее рабочее пространство для участников, имеет функции календаря, записной книжки, персонифицированных ссылок для бронирования, пакетной записи на несколько встреч, управления количеством возможных встреч и т.д.
При помощи этого инструмента можно организовать индивидуальную или корпоративную встречу. Контакты участников сохраняются в личном кабинете, а часовые пояса их местоположения синхронизируются. Сервис позволяет избежать накладок в расписании, чётко планировать и организовывать работу, увеличивать количество переговоров (что ведёт к увеличению количества клиентов и росту прибыли).
Designed by Freepik
Полезные советы
В процессе планирования встречи действуйте в следующем порядке:
- Постановка конкретных целей встречи.
- Составление повестки дня и перечня вопросов по теме обсуждения.
- Определение ответственных лиц за конкретные задачи.
- Оповещение участников и индивидуальная подготовка каждого из них к мероприятию.
- Выбор подходящей платформы с учётом специфики встречи (групповая работа, презентация, брифинг и т.д.)
- Отправка приглашений с указанием даты и времени, а также повестки дня (тематические материалы прилагаются к приглашению).
- Проверка технического оснащения, качества звука и видео.
В процессе мероприятия необходимо соблюдать регламент, общаться в доброжелательной и позитивной атмосфере, использовать эффективные приёмы (чат, голосование, опрос, обмен мнениями и т.д.) Режим длительной встречи предполагает обязательный перерыв на отдых. Протокол с итоговым постановлением необходимо зафиксировать и сохранить.
